Killevippens persondatapolitik for medarbejdere

Håndtering af personoplysninger i Killevippen Vuggestue og Børnehave

Dataansvarlig

Killevippen Vuggestue og Børnehave er dataansvarlig og har dermed ansvaret for, at behandlingen af dine personoplysninger, sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os. Vores kontaktoplysninger er:

Killevippen Vuggestue og Børnehave

Blangstedgårds Allé 100

5220 Odense SØ

Email: mail@killevippen.dk

CVR nr.: 34146217

Kontakter du os pr. e-mail, skal du huske, at en almindelig e-mail ikke er sikker kommunikation, og at du derfor ikke skal skrive noget i din e-mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal beskyttes.

Formål med behandlingen

Killevippen Vuggestue og Børnehave (herefter ”Killevippen”) indhenter og behandler

personoplysninger om medarbejdere i forbindelse med ansættelse i Killevippen.

Vores databehandlinger har følgende formål:

Administration af vores medarbejdere – herunder sagsbehandling i forbindelse med ansættelser. Administrationen sker på grundlag af gældende lovgivning samt lokalt og individuelt indgåede aftaler om løn- og ansættelsesvilkår.

Oplysninger om medarbejdere og tidligere medarbejdere

Når du er ansat i Killevippen indsamler og behandler vi følgende typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger, herunder

dine identitets- og kontaktoplysninger, herunder privat adresse, telefonnummer og e-mailadresse
evt. uddannelse, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV
løn, bankkonto og skatteoplysninger og pensionsforhold
oplysninger om MUS materiale – herunder kompetenceudvikling med mere
oplysninger om ferie, sygdom, barsel, orlov og andet fravær
oplysninger om it-udstyr, telefon og eventuelt firmakort, som Killevippen stiller til din disposition til brug for dit arbejde
oplysninger om dine pårørende, som du selv orienterer Killevippen om
oplysninger om antal børn til administration af omsorgsdage
oplysninger om ophør af ansættelse, herunder evt. afskedigelse eller bortvisning.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra B (kontrakt) og litra B (retlig forpligtelse).

CPR-nummer

Oplysninger om dit CPR-nummer for at sikre en entydig identifikation af dig, når vi skal indberette oplysninger om din løn mv. efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3 – videregivelse til offentlige myndigheder.

Følsomme personoplysninger

Medlemskab af fagforening i forbindelse med eventuelle tvister
Helbredsmæssige forhold (arbejdsskader, sygefravær, herunder mulighedserklæringer og lægeattester, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår, fx ved handicap).

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra B (retlige forpligtelser) og databeskyttelseslovens § 12.

Hvor oplysningerne stammer fra

Killevippen modtager oplysningerne direkte fra dig som medarbejder.

Kategorier af modtagere

Vi videregiver eller overlader personoplysninger om dig som medarbejder til følgende kategorier af modtagere:

Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger
Bankforbindelser i forbindelse med udbetaling af løn – herunder e-boks
Pensionsselskaber i forbindelse med pension
Evt. eksterne rådgivere, advokater mv.
Kunder og samarbejdspartnere, som du medvirker til at betjene, modtager oplysninger som dit navn og din stilling i forbindelse med samarbejdet.
Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler.

Databehandlere

Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere. Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring. Det er vores ansvar at sikre, at alle personoplysninger behandles ordentligt. Vi stiller derfor høje krav til vores databehandlere og indgår aftaler med databehandlere, der håndterer personoplysninger på vores vegne. Databehandleraftaler og privatlivspolitikker fra disse kan fås ved henvendelse til Killevippens ledelse. Personoplysninger kan eksempelvis deles med:

Microsoft 365 – Personlige oplysninger, pårørende

Stamkort med personoplysninger samt oplysninger på pårørende opbevares digitalt i det lukkede system Microsoft 365, Access. Kun ledelse og administration har adgang til systemet. Mailkorrespondance mellem medarbejdere og Killevippen foregår via Microsoft 365, Outlook.

Dataløn – Løn, pension mv

Personlige oplysninger – herunder oplysninger om løn, pension mv opbevares og behandles i Dataløn. Kun ledelse og bogholder har adgang til systemet.

Pias Bogholderi – Løn, pension mv

Personlige oplysninger – herunder oplysninger om løn, pension mv. behandles af Pias Bogholderi v/ Pia Hess Christensen. Der er indgået databehandleraftale.

Dropbox – Ansættelseskontrakt og anden skriftlig dokumentation

Ansættelseskontrakter mellem medarbejdere og Killevippen opbevares i Dropbox i en mappe som kun ledelse og administration har adgang til. Databehandleren er beliggende i USA/usikkert tredjeland, hvor overførselsgrundlaget er Transatlantic Data Privacy Framework.

E-boks – Børneattest, elektronisk korrespondance mv.

Eventuel korrespondance med myndigheder o.lign. i forbindelse med f.eks. sygdom og barsel opbevares elektronisk bag login (eller fysisk i aflåst skab), som alene relevant personale har adgang til. Al kommunikation med følsomme og fortrolige personoplysninger fra Killevippen sendes krypteret via e-boks. Det er også i e-boks børne- og straffeattest opbevares.

WordPress

Almindelige oplysninger som navn og e-mailadresse behandles i WordPress til kommunikation mellem Killevippen og medarbejdere.

Kalenda

Almindelige personoplysninger som navn og kontaktoplysninger behandles ift. organisering af Killevippens hverdag i Kalenda.

Sprogvurdering i Rambølls Hjernen & Hjertet

Almindelige personoplysninger behandles evt. i forbindelse med håndtering af de obligatoriske sprogvurderinger i Rambølls system Hjernen&Hjertet.

Tredjelandeoverførsler

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller databehandlere som opbevarer data i EU/EØS. I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.

Opbevaring og adgang til data

Killevippen har retningslinjer for, hvor længe vi opbevarer forskellige typer af personoplysninger. Retningslinjerne er fastsat på baggrund af lovgivningen, kategorierne af oplysninger samt formålet med behandlingen. Sletning af personoplysninger sker som hovedregel senest 12 måneder efter ansættelsesforholdet i Killevippen er ophørt.

Alle regnskabsbilag skal gemmes udover 12 måneder jf. bogføringsloven. Vi gemmer derfor bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn og adresse samt fortrolige oplysninger som cpr. nr. og lønforhold. Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra. Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet.

Behandlingssikkerhed

Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte leder Oline Schmidt-Nielsen på mail@killevippen.dk, så vi kan hjælpe dig med dette.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder f.eks., hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle oplysningerne.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Tilbagetrækning af samtykke

Når vores behandling af dine personoplysninger udelukkende er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – eksempelvis opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.

Klage til Datatilsynet

Du kan klage over vores behandling af personoplysninger direkte til leder: kontor@killevippen.dk

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby