Killevippens persondatapolitik for forældre

Håndtering af personoplysninger i Killevippen Vuggestue og Børnehave

OBS! Læs dette dokument før du underskriver kontrakt og/eller stamkort.

Dataansvarlig

Killevippen Vuggestue og Børnehave er dataansvarlig og har dermed ansvaret for, at behandlingen af dine personoplysninger, sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os. Vores kontaktoplysninger er:

Killevippen Vuggestue og Børnehave

Blangstedgårds Allé 100

5220 Odense SØ

Email: mail@killevippen.dk

CVR nr.: 34146217

Kontakter du os pr. e-mail, skal du huske, at en almindelig e-mail ikke er sikker kommunikation, og at du derfor ikke skal skrive noget i din e-mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal beskyttes.

Formål med behandlingen

Killevippen Vuggestue og Børnehave (herefter ”Killevippen”) indhenter personoplysninger om børn og forældre i forbindelse med barnets indmeldelse og opstart i børnehuset. Vi anvender alene disse oplysninger med henblik på at opfylde børnehusets forpligtelser som børnehave og vuggestue, jf. lov om dagtilbud.

Overordnet indsamler Killevippen personoplysninger om indmeldte børn som fx navn, adresse, vaccinationer, allergier, CPR-nummer og andre nødvendige oplysninger for at drive pasningstilbuddet. Børnehuset indsamler også personoplysninger om forældre. Dette for at sikre de nødvendige oplysninger i forhold til eksempelvis forældremyndighed, kontaktoplysninger mv. Herudover indsamler Killevippen personoplysninger på pårørende som børnehuset kan kontakte, hvis forældre ikke træffes.

Vi indsamler også fotos og videoer til brug for markedsføring på vores sociale medier på Facebook, Instagram og på vores hjemmeside.

Oplysninger om barn, forældre og pårørende

Nedenfor er oplistet hvilke oplysninger, Killevippen som udgangspunkt indsamler, opbevarer og behandler. For enkelte oplysninger uddybes det, til hvilket formål de indsamles, samt hvordan og hvor længe de opbevares.

Oplysninger om barnet

Når barnet er indmeldt i Killevippen indsamler og behandler vi følgende typer af personoplysninger:

Almindelige personoplysninger – herunder

Identitetsoplysninger – herunder navn og adresse
Barnets modersmål og sproglige forhold
Kontaktoplysninger på barnets læge

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra C (retlig forpligtelse) for at overholde lovgivningen og litra B (kontraktreglen) for at opfylde aftalen med jer.

Cpr.nr.

Oplysninger om barnets cpr.nr., er nødvendigt for at sikre en entydig identifikation af barnet ift. til eksempelvis indskrivning, udmeldelse, tilskud mv. Børnehuset har endvidere brug for at oplyse cpr-nr. ved evt. indstilling til PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning) samt ved de obligatoriske sprogvurderinger i det fælles nationale vurderingssystem.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3 om videregivelse til offentlige myndigheder.

Følsomme oplysninger

Helbredsoplysning – herunder barnets vaccinationer, evt. sygdomme, allergier, kosthensyn mv. Killevippen indsamler og behandler enkelte helbredsoplysninger om barnet mhp. at vi som dagtilbud kan varetage barnets behov.
Hvis barnet har behov for særlig støtte.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra B (sundheds eller socialretlig forpligtelse).

Foto og videomateriale af barnet

Vi tager billeder og videoer af børnene i forbindelse med de pædagogiske arbejde og til deling med personale og forældre. Hvis du har noget imod det, kan du gøre indsigelse herimod ved at sætte flueben i ”nej” ved udfyldelse af stamkort.

Hvis du har givet samtykke til markedsføring ved udfyldelse af stamkort, tager vi endvidere billeder og videoer til brug for markedsføring på vores sociale medier på Facebook, Instagram og på vores hjemmeside. Af vores stamkort fremgår, at man kan vælge, om man alene vil tillade materiale i anonymiseret form hvor jeres barn ikke kan identificeres.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra A (samtykke).

Oplysninger om forældre

Når barnet er indmeldt i Killevippen indsamler og behandler vi følgende typer af personoplysninger om forældrene:

Almindelige personoplysninger – herunder

Identitetsoplysninger – navn og adresse
Kontaktoplysninger – e-mailadresse og telefon (privat samt arbejde)
Stillingsbetegnelse
Navn og fødselsdag på evt. søskende til barnet.

Fortrolige oplysninger – herunder

Civilstand (gift, skilt, separeret)
Forældremyndighed over barnet

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra C (kontraktregel).

Cpr.-nr.

Oplysninger om forældrenes cpr.nr., er nødvendigt for at sikre en entydig identifikation af barn og forældre ved eventuel kontakt til barnets bopælskommune (indstilling til PPR o.lign.).

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3 om videregivelse til offentlige myndigheder.

Oplysninger om pårørende

Når barnet er indmeldt i Killevippen indsamler og behandler vi følgende typer af personoplysninger om pårørende:

Identitetsoplysninger – navn
Kontaktoplysninger – telefonnummer og/eller e-mailadresse
relation til barnet

Når Killevippen indhenter personoplysninger på pårørende, er det for, at børnehuset kan kontakte barnets pårørende i tilfælde af, at forældrene ikke træffes – f.eks. i forbindelse med akut opstået sygdom eller ulykkessituationer.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra C (kontraktregel).

Hvor oplysningerne stammer fra

Killevippen modtager oplysningerne direkte fra dig som forælder til barnet.

Indhentning og opbevaring af personoplysninger

Almindelige personoplysninger om barn og forældre indhentes ved opskrivning på venteliste via indmeldelsesformular på Killevippens hjemmeside (killevippen.dk).

Følsomme og/eller fortrolige personoplysninger samt Cpr. nr. indhentes ved optagelse i Killevippen. Oplysningerne indtastes af barnets forældre i et digitalt stamkort. Link til stamkortet udsendes via mail. Personoplysningerne indhentes og opbevares i det lukkede elektroniske system Microsoft 365, Access. Forældrene giver via underskrift med MitID samtykke til, at deres personoplysninger opbevares og behandles som beskrevet i denne persondatapolitik.

Forældrene skal løbende sikre, at oplysningerne opdateres, hvis der sker ændringer, samt orientere Killevippens ledelse, hvis der ændres i navne- eller adresseoplysninger.

Databehandlere

For at leve op til vores formål som dagtilbud deles data i nogle tilfælde med eksterne databehandlere. Eksterne leverandører og/eller samarbejdspartnere kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, IT-hosting eller lignende. Det er vores ansvar at sikre, at alle personoplysninger behandles ordentligt. Vi stiller derfor høje krav til vores databehandlere og indgår aftaler med databehandlere, der håndterer personoplysninger på vores vegne. Databehandleraftaler og privatlivspolitikker fra disse kan fås ved henvendelse til Killevippens ledelse. Personoplysninger kan eksempelvis deles med:

WordPress – Udfyldelse af stamkort og opskrivning på venteliste. Personoplysninger om barn og forældre indhentes og behandles i WordPress – WPForms.

Dropbox – Filarkiv. Databehandleren er beliggende i USA/usikkert tredjeland, hvor overførselsgrundlaget er Transatlantic Data Privacy Framework.

Microsoft Office 365 – De gængse officeprogrammer. Der er indgået aftale med en europæisk enhed.

C-Solution – It-hosting mv. It-konsulent som også foranstalter hosting og opsætning af IT.

Rambølls Hjernen & Hjertet – Barnets navn og cpr.-nr. behandles i forbindelse med håndtering af de obligatoriske sprogvurderinger med Rambøll i systemet Hjernen&Hjertet.

Pia’s Bogholderi v/Pia Hess Christensen – Relevante personoplysninger på barn og forældre behandles i forbindelse med fakturering af.

Tredjelandeoverførsler

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller databehandlere som opbevarer data i EU/EØS. I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.

Behandlingssikkerhed

Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Sletning af data

Vi opbevarer alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser som børnehus overfor det enkelte barn og familie. Alle oplysninger om barn og forældre slettes, når barnet går ud af Killevippen og eventuelle økonomiske mellemværender er afsluttet. Sletning af personoplysninger sker som hovedregel senest 12 måneder efter barnet er stoppet i Killevippen. Udestår betaling for institutionspladsen eller dele heraf, opbevarer børnehuset de nødvendige oplysninger på barn og forældre indtil mellemværendet er afsluttet. Andre for betalingen irrelevante oplysninger slettes.

Alle regnskabsbilag skal gemmes udover 12 måneder jf. bogføringsloven. Vi gemmer derfor fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse. Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra. Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet.

Rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte leder Oline Schmidt-Nielsen på mail@killevippen.dk, så vi kan hjælpe dig med dette.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Tilbagetrækning af samtykke

Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage.

Klage til Datatilsynet
Du kan klage over vores behandling af personoplysninger direkte til leder: kontor@killevippen.dk

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby